1. 目的

1.1. 本文件阐述大学在开支及发还旅费方面的政策, 生存, 在大学经营过程中产生的娱乐和其他费用.

1.2. 本文件还为此类活动遵守相关法律和财务法规提供了指导.

1.3. 大学已聘请旅游管理公司Clarity,透过网上工具或联络中心提供旅游预约服务.

2. 范围

2.1. 这项政策适用于所有类别的旅行开支, 生活和娱乐,使用大学管理的资金,无论支付方式.

2.2. 这项政策适用于所有教职员工和学生, 及其他从事大学活动的人士.

2.3. 这项政策与购买商品和服务无关. 该大学的 采购政策 适用于这种情况.

2.4. 本政策规定的所有费率均包括增值税.

2.5. 未经批准升级本政策规定的费率/标准所产生的额外费用,大学将不予报销.

3. 一般原则

3.1. 经济和合理性

  • 合理和经济的一般原则结合有效的工作做法是这些规则的操作基础.
  • 如有可能,所有旅行和生活费用应提前批准.

3.2. 环境

3.2.1. 该政策还支持落实大学的环境政策和mg电子游戏摆脱对气候行动框架原则的承诺. mg电子游戏摆脱出差的方式和购买的产品所产生的碳排放占mg电子游戏摆脱总碳足迹的75%以上, mg电子游戏摆脱已经承诺到2030年至少将这一数字减少一半.

当计划旅行时, 在预订之前,必须考虑到潜在的旅行选择对碳排放的影响. 选择低碳出行并不一定花费更多或花费更多时间.

在决定旅行方式时,应同等考虑与旅行有关的碳影响, 最低碳的方法是默认的选择.

3.2.2. 这个出行层次表概述了不同交通方式的碳效率.

不同运输方式每公里每名乘客的排放量*

的运输方式 公司₂排放(g) 二次排放,非CO₂(g)
欧洲之星 5 -
教练 33 -
国内铁路 43 -
车(4名乘客) 52 -
当地公共汽车(不是伦敦) 146 -
车(一名乘客) 209 -
长途飞行 118 91
国内航班 157 116

*来源BEIS/Defra温室气体转换因子2021. Car是指普通的柴油车. 所有值都包括井到罐的排放.

  • 整体, 最低碳排放的选择是不旅行——考虑是否可以使用电话, 电子邮件, 或者用虚拟会议代替.
  • 可否改变安排,尽量减少行程, 将这次旅行与另一次会议结合起来, 或者从家里开始旅程?
  • 在需要出行的地方,考虑先步行或骑自行车,然后乘坐公共交通工具.
  • 长途旅行最好坐火车,但开车被认为是唯一可行的选择, 考虑汽车共享.
  • 如果目的地在英国境内,飞机应该是最后的选择, 威尔士和苏格兰(格拉斯哥和爱丁堡北部除外)以及欧洲之星服务的地区, 除非由于部门经理/研究主管团队批准的限制,这种旅行不实际.
  • 在切实可行的情况下,应以经济和合理为原则,使用排放碳最少的方法, 即使在成本可能更高的地方. 在实践中, 这意味着在很多情况下, 陆上旅行而不是飞行是默认的选择.
  • 如果旅行是通过研究基金资助的, 考虑你的原始方案是否可以包含低/零差旅价格和全额差旅价格选项,让资助者有机会资助低碳项目?
  • 所有的航空旅行和英国铁路必须使用大学预订 差旅管理公司 确保碳排放能够被记录. 如果差旅管理公司没有履行其服务水平协议下的义务,这将不会被强制执行.

3.3. 平等

  • 根据2010年平等法案,大学有义务为旅客提供合理的调整. 还可以考虑对不属于该法范围但有职业健康需要的人进行合理的调整, 或关怀责任或类似的. 这些将构成第5节中概述的异常策略的一部分.5下面.

3.4. 健康 & 安全与幸福

  • 这项政策是考虑到需要确保员工和学生的福祉,需要出差的大学业务的表现是保持福祉.
  • 该大学设有 安全标准 这适用于所有校外旅行. 这就要求:
    • 现场风险评估. (实地考察包括在城市地区进行社会科学访谈和研究等活动, 出席会议及访问各院校, 以及更传统上与这个术语相关的活动, 如在较偏远地区进行的调查或收集工作, 以及在大学以外的地方教学的学生.)
    • 脆弱的人
    • 出国旅行
    • 紧急情况
    • 保险
    • 信息、指导和培训

3.5. 策略

  • 这一政策旨在支持的核心目标 大学战略 以及其他相关的大学策略,例如 国际化战略 11条原则 mg摆脱气候行动框架 包括:
    • 到2030年实现第1和第2项排放的净零碳
    • 到2030年将其范围3的排放量减少50%
    • 到2040年在1、2、3排放范围内实现净零碳排放

4. 过程

4.1. 进步

  • 在没有其他适当的支付方法的情况下,需要由个人支付的情况下,存在一种提供预支津贴的制度.
  • 金额低于100英镑将不予预支.
  • 在哪里获得预付款, 必须保存所有发生的支出和费用报销的记录(见4.2)应在员工返回后28天内提交清关.
  • 如果先前的预支逾期未付,则不作进一步预支.
  • 可以通过在线申请预付款 Agresso.
  • 说明 要求预支阿格里索的案子.

4.2. 费用索赔

  • 对于mg摆脱和研究生的费用报销是通过在线处理的 Agresso.
  • 参见如何操作的说明 处理对阿格里索的索赔.
  • 其他人士就举办大学活动而招致的开支提出申索 这个索赔表单 应该使用.
  • 在费用发生日期之后超过六个月的费用报销通常不被接受,除非有特殊情况可以证明.

4.3. 收据

  • 所有报销费用的申请必须附有收据的扫描件或照片, 已发生费用的凭证或同等证明. 原始项目必须保留,以备查询/审核.
  • 大学认识到收据有时可能遗失或供应商不提供收据. 在这种情况下仍然可以提交索赔:
    • 超过10英镑的物品, 应提供书面的理由,并得到部门主管的批准, 或者他们的提名代表, 并应附在索赔书中. (原则在5.3也适用于这里).
    • 10英镑以下的商品, 不需要解释,但没有收据的物品必须在索赔单上注明. 然而, please be aware that some funders require receipts for all items of expenditure regardless of value; in this circumstance, 所有项目必须提交收据.
  • 收据须列明所购买物品的详细资料及增值税细目,并须出示付款证明. 难以辨认的收据, 或者不用英语写, 请在收据背面清楚说明开支情况. 信用卡持有人收据和信用卡或银行对账单的副本不包括此信息,因此不能被单独接受作为支持索赔的收据.
  • 通过费用报销机票费用的情况, 航空公司的订位确认书(或同等文件)列明付款详情,可作为支出的证据.

4.4. 预订旅游

5. 合规/异常

5.1. 索赔人有责任确保提交的所有索赔符合本保单.

5.2. 部门主管, 或者那些被授权管理相关预算的人, 负责确保根据本政策提交财务办公室付款的所有费用报销都是有效的业务费用.

5.3. 申索是由部门首长或负责的预算持有人提交的, 或同等或更高资历的员工, 相关部门经理将负责确保索赔是根据本政策规定的有效业务费用. 由副校长提交的申请将由理事会主席批准.

5.4. 财务办公室在哪里收到不符合本政策的索赔, 包括支持文件不足, 它会进行查询,以纠正有关情况,如发现不符合规定,则会予以拒绝.

5.5. 如果旅客觉得他们无法在本政策的限制范围内安排行程, e.g. 原因如关心责任, 福利或暂时的健康损害, 在进行任何预订之前,他们必须获得其院长/大学执行委员会成员的书面批准,这将被添加到年度例外报告中. 旅行管理公司可以要求一份此批准的副本来完成预订. 批准不是必要的,以适应与残疾和无障碍相关的个人需求.

5.6. 将定期向大学执行局提交一份报告,详细说明这一政策的例外情况.

6. 费用报销中允许和不允许成本的详细信息

6.1. 乘坐交通工具

类别 允许的成本? 评论
自驾行驶里程 是的 标准收费每英里30便士 司机有责任确保他们的车辆是:
•为大学商业目的投保
•征税
•适于行驶的
阿格瑞索的索赔应显示出发地和目的地的邮政编码
提高费率每英里45便士 如果满足以下任何一种条件,可以在往返行程的前150英里内申请提高的费率:
•没有合适的公共交通工具
•设备(不是笔记本电脑)必须运输
•搭载大学乘客(另见mg电子游戏摆脱乘客额外津贴的说明)
旅客收费每英里5便士 每位乘客每英里额外收费5便士.
注:如大于10,在任何一个纳税年度内总共旅行了000商务英里,每英里超过或超过10英里的最大索赔,000英里是30便士.
从家到公司的旅行 不是通过费用 45便士每英里 偶尔允许,例如,员工在工作时间以外随叫随到. 通过工资报销,并扣除税收/NI
摩托车 是的 24 p每英里
自行车 是的 20便士每英里
车辆租赁 No 车辆可经由大学租用 差旅管理公司. 否则 请参阅mg电子游戏摆脱租车的进一步指导.
车辆租赁/汽车俱乐部:燃料费用 是的 通过费用报销燃油费用,并附有显示燃油升数的增值税收据
其他形式的交通工具如电动滑板车、出租电动自行车 是的 凭单报销费用

6.2. 旅游(其他)

类别 允许的成本? 评论
公共汽车 是的 公共汽车票价可以通过费用报销
出租车 是的 如果成本低,而且适合旅途,可以乘坐出租车. 一般而言,旅客须招呼/预订的士,并以费用收回的士. 对于更有组织的旅行,如机场,你可以使用 出租车服务协议 预订本地服务.
小巴及旅游车服务 不是通过费用 该大学的 巴士、小巴及中巴协议 应该使用.
停车场 是的 合理的停车费用可以申请,如果他们是必不可少的大学活动. 在mg摆脱市停车,应该首先考虑当地的公共汽车服务.
收费) 是的 应尽可能取得收据
停车罚款 No 绝不是允许的成本
超速罚款 No 绝不是允许的成本
拥堵/清洁空气区域和类似的收费 例外 旅行应该提前计划,以避免这种费用. 只有在不可避免的情况下才会报销费用.
旅游税收 是的 由目的地国家或度假村收取的通常在当地支付的费用,如“度假村费”或“旅游税”是允许的

6.3. 英国铁路/地下

类别 允许的成本? 评论
英国的火车票 是的 标准舱是旅行的预期标准. 预售票必须通过大学的预订 差旅管理公司. 当天在车站购买的车票可以通过费用报销, 但价格的节约可能会被错过.
英国的火车票通常应该通过Go2Book预订. 如有需要,可透过联络中心预订, 且未能在服务水平协议规定的3小时时间尺度内对请求作出响应, 然后预订可以在其他地方进行,并通过费用报销
铁路卡 有时 如果你能证明火车卡的费用比大学商务旅行节省的费用要少, 信用卡的费用可以报销.
地铁/轻轨 是的 一般情况下,地铁票应该通过大学旅游管理公司购买火车票(目的地选择伦敦1区). 否则,由非接触式支付的行程索赔应通过 伦敦个人交通账户 哪些机构会提供支持费用报销的文件.

6.4. 空中旅行

类别 允许的成本? 评论
空中旅行 如果目的地在英国境内,飞机应该是最后的选择, 威尔士、苏格兰及欧洲之星服务地区(格拉斯哥/爱丁堡以北除外), 除非由于部门经理/研究主管团队批准的限制,这种旅行不实际. 在可行的情况下,鼓励乘坐火车前往其他接近欧洲的目的地,可以通过旅行管理公司或其他地方预订.
目前,长途飞行产生的排放占mg电子游戏摆脱旅行排放的67%. 在可能的情况下,应寻求替代长途飞行的办法. 例如:
•将多个项目会议合并为更少的会议
•改变会议地点,让所有/大部分与会者采用低碳出行方式
•使用视频会议
•认真考虑一下,实地出勤的好处是否大于气候变化的重大负面影响
mg电子游戏摆脱认为飞行在某些角色的过程中是必要的, 但mg电子游戏摆脱相信,可以部分减少整个大学的长途飞行,而不会对大学的表现产生任何实质性影响. 然而,mg电子游戏摆脱确实认识到亲自出席会议和研究合作的重要性,并希望同事们在参加提高mg摆脱研究在全国和国际上的知名度的活动与潜在的碳足迹之间取得平衡.
请参阅旅行层次结构(第3节).2)对不同运输方式的碳效率进行概述.
航空旅行, 是的 门票必须通过大学预订 差旅管理公司. 在特殊情况下,这被证明是不可能的, 费用报销中应该包括对TMC没有使用原因的确认. 未与运输管理委员会取得联系的航班的索赔将在旅行日期之后才能得到补偿. 注:旅行管理公司提供价格匹配服务,如果你觉得最经济的价格没有提供.
点对点的机票通常应该通过Go2Book预订. 如有需要,可透过联络中心预订, 且未能在服务水平协议规定的3小时时间尺度内对请求作出响应, 然后预订可以在其他地方进行,并通过费用报销
航空旅行经济 是的 经济舱是旅行的标准
航空旅行——高级经济舱 是的 经济舱是旅行的标准, 但是,如果预算允许超过6小时的航班,并且其时间与大学商务活动的表现相符合,则可以预订高级经济舱. 这种票的更大的碳足迹也必须考虑. 如果没有高级经济舱,可以订商务舱. 这次升级的必要性应该考虑到所有的旅程.
碳影响:优质经济等于1.6 times more emissions; business class equals 2.9倍多的排放量
航空旅行-商务舱 通过只例外 商务舱旅行只有在特殊情况下才被允许,因为额外的碳排放和成本被认为与此类旅行相关. This would normally apply to flights exceeding 6 hours where certain circumstances may exist such as: excessive total journey time and/or complexity; where other classes of travel may have a detrimental effect on the wellbeing of the traveller; or where the timing in relation to the performance of University business activity merits it. 在这种情况下,大学执行委员会的相关成员必须在预订前获得包含商务舱旅行理由的书面批准. 执行局成员必须按照第5节的规定获得批准.预订前3分钟. 如果是通过旅行管理公司预订,预订时必须提供书面批准的副本. 如果费用是通过费用提出的,则必须提供书面批准的副本.
机场休息室 有时 如果航班延误的话, 或允许mg摆脱进入机场支持工作的设施的情况, 机场休息室是允许使用的.

6.5. 其他的旅行费用

类别 允许的成本? 评论
渡口 是的 船票可透过大学宿舍预订 差旅管理公司.
渡船小屋 是的 如果穿越超过6小时,可预订机上客舱.
旅游保险 No 所有通过旅行管理公司预订的行程都由大学在UMAL的保险覆盖. 请下载封面摘要 获取掩体和紧急援助的详细信息. 个人旅行保险的索赔将不予支付.
旅行签证 是的 旅行签证可以通过费用领取,也可以通过陆路预订 差旅管理公司 CIBT将直接向谁收费.
工作许可证 是的 如果在英国以外从事mg摆脱的活动需要工作许可证, 这些费用将得到补偿.
护照费用 有时 护照、更新或更新的标准费用不予报销. 必要的费用,如由于大量的商务旅行而产生的额外的页面,将根据PAYE和NI扣除进行报销.
医疗费用 是的 你可在此查阅旅行前有关接种疫苗等医疗问题的建议. 接种等额外费用将得到补偿.

6.6. 住宿

类别 允许的成本? 评论
酒店/过夜住宿 是的 以下的单人间每晚有床位和早餐的价格应被视为应支付的最高价格,在正常情况下应可获得低得多的价格, 特别是如果你很早就预订了:
•130英镑(不包括伦敦)
•200英镑伦敦及其他非英国主要城市
门票必须通过大学预订 差旅管理公司. 在特殊情况下,这被证明是不可能的, 费用报销中应该包括对TMC没有使用原因的确认. 未与运输管理委员会取得联系的航班的索赔将在旅行日期之后才能得到补偿.
直接的酒店预订通常应该通过Go2Book进行. 如有需要,可透过联络中心预订, 且未能在服务水平协议规定的3小时时间尺度内对请求作出响应, 然后预订可以在其他地方进行,并通过费用报销
会议相关酒店预订 是的 为会议预订的住宿, 或者提供折扣的酒店不需要通过差旅管理公司预订
与合作院校住宿 是的 提供的住宿, 或合作机构专属的酒店价格无需通过差旅管理公司预订
学校的差旅管理公司无法提供住宿预订平台 是的 直接预订的住宿费用可以报销,条件是:
•火车/航空旅行仍然可以通过travel Management Company预订
•使用@bath预订.ac.英国的电子邮件
•“商务旅行”选项在有机会的地方打勾
•预订平台对该酒店的评价显示无需担心
•查询是为了确保地点和消防安全, 例如, 烟雾报警器, 公司警报
在旅行前,此类预订的费用报销将不予报销,并需要收据/发票.
旅行和家人 如果因为与家人一起旅行而预订了更大的房间/物业, 仅报销单独旅行/单人住宿的同等费用. 需要成本比较的证据.

6.7. 食物、饮料和娱乐费用

类别 允许的成本? 评论
生存 是的 当学生外出参加学校活动时,学校将报销餐食和茶点的实际费用,每天的最高费用为45英镑. 就个别餐点及相关茶点提出超额申索的情况, 这笔款项将按照以下限制支付:
•最高10英镑.00吃早餐
•最高10英镑.00吃午饭
•最高25英镑.晚上吃个饭
小费 是的 如有合理的酬金/服务费,可于帐单上逐项索偿.
员工的社会功能 有时 与员工部门的季节性/社交/庆祝活动相关的费用允许每年一次,每人不超过25英镑. 在人均限额内只允许适量的酒精. 开支前必须得到部门主管的批准. 第五节.3也同样适用.
内部会议 No 内部会议、工作午餐的费用不能通过费用报销. 内部活动的食物和饮料可以通过 内部餐饮服务.
娱乐 是的 在大学的业务过程中必要发生的,用于招待和招待第三方的合理数额的支出可以从大学管理的资金中扣除. 大学教职员出席此类活动的人数必须合理,并作为一般规则, 员工与客户的比例不应超过2:1. 在什么情况下比率大于这个理由必须给出. 如果购买了适量的酒,作为款待现有或潜在商业客户的一部分,将会得到补偿. 所有这类费用的报销要求必须包括一份列印的在场人员名单, 以及对娱乐/招待目的的说明. 与其他费用一样,索赔时必须附上收据. Reasonable amounts will be allowed for gratuities; the amount should be included on the receipt. 每人最多可报销50英镑(白天活动可报销25英镑).

6.8. 杂项

类别 允许的成本? 评论
这是绝不允许的成本 从来没有 以下类型的支出可能永远不会通过支出来支付:
•支付工资、外呼费、加班费或其他临时报酬
•给员工或前员工的礼物
•用礼物代替费用/费用
•非业务使用的商品/服务的支付
•个人支出,员工或学生的贷款或预支,或用于兑现个人支票
旅游辅助用品 No 购买手提箱、旅行服装、洗漱用品等物品的费用将不予报销.
会议预订 是的 会议预订可以通过大学购买卡支付, 通过费用报销或在某些情况下可以通过差旅管理公司预订. 在任何情况下,支出都必须得到预算负责人的批准.
与合作伙伴/家庭旅行 No 大学不会支付与随行家属一起旅行的额外费用. 个人出行,差旅管理公司可分付、刷卡.
板凳费/培训支援基金 板凳费的使用细节
往返于各大学校址 是的 允许永久工作的大学业务. 在灵活的在家办公/安排, 不得往返于学校和家庭之间.
视力检查和眼镜 是的 在提交任何视力检查或眼镜索赔前,请与您的学院/部门管理员或安全协调员联系. 该大学将为员工报销最多40英镑的视力测试费用. 牛津大学还将为单副眼镜提供高达50英镑的资助, 或者最高80英镑的双焦/变焦镜片, 经验光师确认只用于显示屏幕设备的工作. 如果员工需要眼镜做其他用途,包括, 但不限于, 阅读, 开车, 或看电视.
对于安全眼镜(实验室或车间环境的风险评估要求),大学将为单片CR39镜片提供高达50英镑的费用, 或者最高80英镑的双焦/变焦镜片.
员工必须向验光师支付视力测试和眼镜的费用,然后提交索赔, 收据/发票, 向大学申请退款. 有关进一步的指引,请参阅 显示屏设备安全标准.
电话/移动数据 是的 如果家庭和个人移动电话用于大学业务,这些电话/数据的费用将得到补偿. 需要在索赔后附上电话账单/对账单的副本,并突出显示相关电话的费用.
宽带 No 使用宽带在家办公的费用不能通过费用报销.
移动电话 No 如果工作中需要使用手机,请遵循以下指引.
计算机设备 No 电脑设备(笔记本电脑、打印机等)的费用不能通过费用报销. 看到 如何申请大学资助的设备
软件 No 软件的成本不能通过费用报销. 了解如何获得IT软件.
文具 No 文具费用不能通过费用报销
对研究参与者的支付 不是通过费用 阅读研究参与者的报酬
工作的衣服 No 查看如何订购工作服
个人专业会员 例外 阅读mg电子游戏摆脱个人订阅的政策
搬迁费用 了解如何申请搬迁费用
面试的费用 了解如何报销面试费用

版本信息

老板:托尼·布雷特 版本号:1.00 批准日期:2022年1月 批准:UEB 上次审核日期:2022年