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处理信息自由(FOI)请求

信息自由要求的管理程序.

Dealing with FOI requests

信息自由(FOI)的请求和回应由信息自由干事管理, 副校长办公室.

作为大学的一名雇员, 如收到非例行的索取资料要求,应立即转交资讯自由主任 freedom-of-information@bad-mummy.com.

对申请作出回应的法定截止日期为20个工作天(由收到申请后的下一个工作天开始), (在大学内接收).

请不要试图自行回答《mg摆脱》的要求, 尤其是如果信息是通过豁免权被隐瞒的. 请使用以下信息作为指导.

Identifying a FOI request

根据信息自由法的有效请求必须满足特定的标准. It must:

  • 以书面形式(不过,索取环境资料的要求可以是口头的)
  • 提供申请机构的名称和联系地址(电子邮件、邮政地址或传真号码)
  • 描述所要求的信息(如不确定,请与信息自由办公室人员联系)

请记住,请求不必显式引用“FOI”.

The following should not 被解释为有效的信息自由要求:

  • 请求不是询问记录信息(询问意见), press statements, making a complaint, etc.)
  • 个人对自身信息的请求. 这应被视为资料保障当事人的查阅要求,并应转发给资料保障主任, dataprotection-queries@bad-mummy.com
  • 日常或日常业务要求,你会理所当然地回应.

如果您发现任何您认为可能是有效的信息自由请求的内容,请将其转发给 freedom-of-information@bad-mummy.com 尽快(如以邮递方式收到,请以内部邮件方式寄给资讯公开主任).

如果您不确定,请发邮件或致电信息自由官员.

Managing FOI requests

信息自由官员可能会与您联系,以协助管理请求.

如果被要求,请全力配合. 遵守信息自由是一项法律要求.

本处可能会要求你提供或收集有关资料,而有关资料须视乎本处的要求或要求而定, 例如,披露所要求的信息是否会引起敏感.

如果你很可能在很长一段时间内都找不到工作, 请安排一个替代联系人到位-请在您的“离开办公室”信息中明确这一点.

《mg摆脱》的影响-披露所要求的信息

除非合法有效的豁免或其他豁免适用,否则所要求的信息必须被披露. Examples of these included:

  • 活着的个人信息的披露将违反数据保护法案
  • 可能危害员工、学生或公众健康和安全的信息
  • 可能损害大学商业利益或与大学有业务往来的其他组织的利益的信息
  • 在法律上有保密义务的信息
  • 在其他地方发布的信息或打算在稍后日期发布的信息(文件的草稿版本), 资料须经有关大学团体修订或批准)
  • 需要18个小时才能找到和提取的信息
  • 并非由大学或代表大学持有的资料
  • 信息的披露会影响mg电子游戏摆脱有效履行关键职能的能力
  • 妨碍犯罪预防或侦查的信息
  • privileged legal advice.

In some instances, 在决定信息是否可以公开之前,大学需要考虑公众利益. 一些豁免要求这样做.

Recorded information

根据《mg摆脱》(FOIA)和《mg摆脱》,获取信息的权利延伸至大学持有的所有记录信息, 无论格式或存储介质.

这包括所有形式的社交媒体和所有形式的交流. For example:

  • Teams Chat
  • recorded Teams calls
  • recorded Teams meetings
  • recorded Zoom meetings
  • all emails
  • written notes
  • CCTV
  • WhatsApp
  • Signal
  • Telegram

这也包括在你自己的设备(如笔记本电脑或手机)上保存的大学业务(与公共当局业务有关的记录信息)。.

利用企业渠道开展大学业务

在可能的情况下,您应该使用企业渠道处理公务吗. However, 但有时情况并非如此,另有人士或机构代表大学持有资料. 该信息被认为是由大学为信息自由法的目的而持有的. “资讯”指如前所述以任何形式记录的资讯.

大学业务,非法人渠道和信息自由法

信息专员办公室(ICO)的指导意见指出,如果官方信息(大学业务)是在非公司渠道或地点持有的,这意味着它将被视为“代表公共当局持有的信息”。. 非法人渠道或地点包括:

  • 私人电子邮件帐户以及你的大学电子邮件帐户
  • 像WhatsApp、Signal或Telegram这样的私人信息账户
  • 直接在Twitter或Facebook等应用程序和网站上发送信息
  • on private mobile devices

For example, 在你自己设备上的私人电子邮件帐户中持有的官方大学业务, 以及在大学设备上的大学电子邮件帐户中的电子邮件, 是否可能在响应信息请求时被披露.

个人信息、非公司渠道和《mg摆脱》

However, 私人电子邮件,如给朋友或亲戚的电子邮件, which are not work-related, 是否可以免于披露, 因为它们包含了与你的私人生活有关的信息.

你不应该使用个人电子邮件帐户处理大学事务. 个人账户中的与工作相关的电子邮件受《mg摆脱》的约束. 与公共当局业务无关的信息不受《mg摆脱》约束.

See the ICO guidance for further details.

学术研究与教材

这是一个相当复杂和有争议的地区. 就研究而言, 如果收到请求,可能会有一些豁免. 其中包括《mg摆脱》对以下事项的豁免:

  • 通过其他方式获取的信息, 如果研究结果或其背后的原始数据已经发表.
  • 拟公布的资料, 如果在收到请求之前就有发表研究的意向
  • 以保密方式提供的个人资料或商业敏感资料, 某些类型的研究资料(由受访者或调查对象在保密义务下提供的资料)
  • 研究/教学资料的披露会损害学校或第三方的商业利益.

应《mg电子游戏摆脱》或《mg摆脱》的要求而提供的任何资料将继续受版权保护.

这意味着如果学术研究或教学材料必须公布, 接收信息的人将不能在未经许可的情况下重新使用它,除非以非常有限的方式, as permitted by copyright law.

Confidential information

“机密”在法律上有一个特别狭窄的含义, 就《mg摆脱》而言. 它指的是由大学以外的组织或个人提供给大学的信息,这是普通法上的保密义务, 他在回应信息请求时的披露将构成可起诉的泄密行为(大学将因此被起诉).

根据《mg摆脱》,此类信息免于披露. However, 这一豁免不适用于大学内部创建的信息, 包括从大学的一个部分转移到另一个部分的信息, 或者仅仅是敏感的信息.

根据《mg摆脱》或《mg摆脱》,敏感信息可获得豁免, 但是,不能假设所有被标记为“机密”的内部生成信息都免于披露.

The key point is that, 不管mg电子游戏摆脱怎么分类, 只有在有效的豁免适用于法案或法规的情况下,信息才能被扣留. 例如,如果没有相关豁免证明不向申请人提供资料是合理的,则“机密”会议记录可能必须应要求予以公布.

值得注意的是,每一个信息请求都必须根据其本身的价值进行判断(mg电子游戏摆脱不能在法律上对信息适用全面豁免)。.

“商业机密”信息

在《mg摆脱》中没有全面的“商业机密”豁免. 第43条规定,如果信息的披露会或可能会损害与mg电子游戏摆脱有业务往来的大学或其他组织的商业利益,mg电子游戏摆脱应予以隐瞒. 它适用于以下情况:

  • 有关资料构成真正的“商业秘密”,例如真正独特的工作方法或市场竞争优势的知识产权.
  • The information would, 或有可能损害学校或第三方的商业利益.

在这两种情况下,必须查明实际的损害,而不是仅仅是猜测. 一旦确定了具体的损害,就有必要进行公共利益测试,以确定披露的公共利益是否超过对商业利益的潜在损害.

Students' Union

mg电子游戏摆脱所有的学生都自动成为学生会的成员. 欧盟有自己的宪法和官员. 根据学生会的章程和1994年教育法,mg电子游戏摆脱对学生会负有一定的责任. 然而,学生会是一个独立于大学的法律实体.

这也暗示了学生会在《mg摆脱》中的立场.

  • 作为成员的非法人组织, 学生会不是《mg摆脱》意义上的“公共当局”. 这意味着学生会本身的记录将不受信息自由的保护, 不能根据信息自由法案提出要求. 欧盟不太可能被认为受《mg摆脱》的管辖(《mg摆脱》对“公共当局”的定义比《mg摆脱》更广泛和模糊).
  • mg电子游戏摆脱持有的mg电子游戏摆脱学生会的记录, 包括与学生会的沟通以及学生会提供给mg电子游戏摆脱的信息, 是否受《mg摆脱》和《mg摆脱》的保护, and can be requested.

mg电子游戏摆脱将与学生会协商信息自由或环境信息的要求可能涉及披露由学生会提供给大学的信息, 或该披露可能会影响本联盟的商业利益. However, 决定是否公布这些信息的最终法律责任在于大学.

学生会还单独负责确保其遵守《mg摆脱》的要求.

Data protection

《mg摆脱》和《mg摆脱》(英国GDPR)规范了大学收集数据的方式, mg电子游戏摆脱活着的个体的处理和披露的信息. 所有与《mg摆脱》和英国GDPR(包括主体访问请求)有关的查询应向数据保护官员提出, dataprotection-queries@bad-mummy.com

在大学内创建和持有的所有类型的信息的访问受信息自由法案的管理, 2000年(或环境信息条例). 所有有关索取资料的查询, 除个人信息外, 应该发给信息自由官员吗, freedom-of-information@bad-mummy.com

有时索取信息可能包括第三方的个人信息,如员工或学生. 如果是这种情况,请向信息自由官员寻求建议, freedom-of-information@bad-mummy.com

查找有关数据保护法案的信息, 例如给教职员和学生的指引,以及给在不同领域工作的教职员的具体建议, in our Data Protection guide.

Records management

为了遵守信息自由要求,良好的记录管理是很重要的,因为mg电子游戏摆脱需要知道mg电子游戏摆脱持有什么以及它位于何处.

The Records Management Service 确保创建整个大学的记录信息, 以最有效的方式维护和处理, in line with the university's records management policy

大学委员会会议

香港中文大学的法定机构及校长委员会,大部分都包括在香港中文大学 publication scheme. 这通常意味着成员的细节, terms of reference, 会议记录作为例行公事在mg电子游戏摆脱的网站上公布. 不适合日常发布的业务项目会在议程中被标识出来.

大多数学院或院系级别的委员会不包括在出版计划中,但如果要求,信息将被披露, 但不受该法案中列出的豁免限制.

如果你负责为一个正式委员会的会议提供服务,记住在未来的某个时候可能有必要公开信息是很有用的. For more information see the Governance templates or email governance@bad-mummy.com.

Publishing information online

该法案的目的是促进公共部门更大的公开性和问责制. 在mg电子游戏摆脱的正常业务过程中,mg电子游戏摆脱通过mg电子游戏摆脱的网站向公众提供大量的信息, 但是,在某些情况下,向全世界的读者发布信息是不合适的.

如果您对您在网上发布的信息类型有任何查询, 请与资讯自由主任联络.

Enquiries

如果您有任何问题,请mg电子游戏摆脱.